Ade Informationsflut und Emailflut

 

Täglich in der Emailflut gefangen

Das tägliche Hin- und Herschieben der elektronischen Post wird für viele zum Dauerstress. In meinen Seminaren höre ich haarsträubende Beispiele: Wenn ich nicht augenblicklich meine Emails beantworte, folgt nach spätestens einer halben Stunde nicht selten ein verärgerter Anruf, ob ich denn die eingetroffene Email noch nicht gelesen hätte. Ein konstanter Druck wie dieser kann kaum ein Mensch über mehrere Jahre gesund überstehen! Wo soll das hinführen? Wo ist unsere persönliche Schmerzgrenze? Was können wir persönlich dagegen unternehmen? Wann und wie sagen wir ‚stopp’?

Ein leitender Angestellter verbringt heute rund ein Viertel seiner Arbeitszeit in irgendeiner Form mit Emails. Wie viel Zeit kostet Sie die tägliche Emailflut?

Was für viele ein Ding der Unmöglichkeit zu sein scheint, ist gar nicht so schwierig zu ändern. Sie können schnell 15 Tage im Jahr an Zeit zu gewinnen, wenn Sie einen neuen Umgang mit Emails pflegen. Gehen Sie mit gutem Beispiel voran, andere ziehen dann garantiert erleichtert und begeistert mit.

Abstossende Zeitfresser

Angenommen, Sie erhalten täglich 75 Emails. Bei 240 Arbeitstagen kommen Sie somit auf 18'000 Nachrichten im Jahr, welche Sie bearbeiten. Wenn Sie durchschnittlich zwei Minuten pro Email aufwenden, erreichen Sie 600 Stunden pro Jahr, was 75 Arbeitstagen entspricht!

Wie viele Ihrer erhaltenen Emails sind schlecht genutzt oder gar verschwendet? Durchschnittlich liegt der unnütze Berg etwa bei einem Drittel! Wenn man nur von 30 Franken täglichen Arbeitskosten ausgeht, dann summieren sich die Kosten von 25 unproduktiv verschwendeter Tage auf jährlich rund 6'000 Franken pro Arbeitskraft. Für ein Unternehmen mit 1'000 Angestellten bedeutet dies ein stolzer Betrag von 6'000'000 Franken im Jahr!

Wenn nur 20% der Emails eingespart werden, könnten somit 15 Tage frei gemacht werden…

 

Emailgifte und die Lösungen

 

• Die Taste ‚allen antworten’ ist ausser Kontrolle geraten: Schnell wird diese Taste benutzt. Sind wir ehrlich: Damit tragen wir zur Emailflut bei. Oft wird gar nicht gross überlegt, sondern einfach die Verantwortung abgegeben, damit die eigene Pendenz schnell erledigt ist.
  Lösung:
  Nehmen Sie sich verantwortungsbewusst ein paar Minuten Zeit. Überlegen Sie: Wer braucht diese Email und was davon? Damit nicht ein ganzer Rattenschwanz von unnötigen Infos auf alle einströmen, teilen Sie mit, was für wen warum wichtig ist. Ersparen Sie den anderen die Nachricht, wenn sie diese nicht benötigen.

 

• Emails werden oft schnell und unvollständig geschrieben. So kommen nach und nach weitere Puzzleteile zusammen. Immer wieder muss nachgehakt und nachgefragt werden, ein Zeitfresser.
  Lösung:
  Bevor Sie vor allem wichtigere Email schnell abschicken, überlegen Sie vorher nochmals in Ruhe, ob Sie wirklich nichts vergessen haben. Machen Sie zwischendurch ruhig was anderes. Etwas Distanz setzt manchmal neue Gedanken frei.

 

• Viele wollen höflich sein und überhäufen andere mit ellenlangem, unnötigem ‚Geplapper’, das doch niemanden wirklich interessiert.
  Lösung:
  Solche Füller dürfen weggelassen werden. Deshalb werden Sie nicht als asozial oder unhöflich eingestuft. Im Gegenteil: Alle sind dankbar. Aber ‚in der Kürze liegt die Würze’: Geschätzt wird sicherlich, wenn Sie ab und zu im ersten oder letzten Satz eine persönliche Bemerkung einfliessen lassen.

 

• Emails werden oft chaotisch verfasst und der Überblick fehlt. Dies macht vor allem einen schlechten Eindruck auf den Verfasser.
  Lösung:
  Überlegen Sie vorgängig, worauf Sie hinauswollen. Bringen Sie Ihre Message kurz und klar rüber.

 

• Viele Empfänger wissen nicht, was sie mit der erhaltenen Email anfangen sollen.
  Lösung:
  Machen Sie diese Vorarbeit und schreiben Sie präzise, was Sie von wem erwarten. Wenn eine Email nur zur Information dient, entlasten Sie die Leser mit Kürzeln wie zum Beispiel k.A.e., wenn keine Antwort erforderlich ist oder mit k.D.e., wenn kein Dank erforderlich ist usw.

 

• Übrigens: Je weniger Emails Sie anderen ‚aufdrücken’, desto weniger erhalten auch Sie! Emails sind nicht immer die effizienteste Art und Weise des Kommunikationsaustausches. Oft müssen viel zu viele Emails hin und her, weil immer wieder eine Zwischenantwort verlangt wird.
  Lösung:
  Hier ist ein Emailaustausch nicht die effizienteste Vorgehensweise. Telefonieren Sie besser oder besprechen Sie solche Dinge bei einem Meeting oder Ähnlichem.

 

• Hand aufs Herz: Wie oft macht es wirklich Sinn, die Inbox zu leeren? Haben Sie ein akustisches Signal, das Sie andauernd von produktiver Arbeit ablenkt?
  Lösung:
  Wenn Sie sich durch das ständige Herunterladen der Emails permanent abgelenkt fühlen, fassen Sie endlich den Entscheid, dies zu ändern, schwimmen Sie mutig gegen den Strom. Je nach Job reicht es, ein- bis dreimal am Tag die Inbox zu leeren. Am besten verzichten Sie dann auch auf das akustische Signal, das neue Emails ankündet. So gewinnen Sie viel Zeit wie Energie und dienen der Firma viel mehr! Reklamationen mag es anfangs vereinzelt geben, dann wird es aber respektiert und vielleicht sogar dankbar nachgemacht.

 

Wenn Sie diese Tipps umsetzen und anderen davon erzählen, werden Sie erstaunt und erfreut feststellen, dass Sie schnell sehr viel Zeit sparen. Viel Freude und Erfolg dabei!

Barbara Stauffer, Ausbildnerin und Coach